Privacyverklaring

Dit is de privacyverklaring AVG van de Omgevingsdienst Achterhoek. De bestuursorganen van de Omgevingsdienst Achterhoek, die optreden als formele verwerkingsverantwoordelijken, zijn de voorzitter, het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur. De Omgevingsdienst Achterhoek voert wettelijke milieutaken uit voor de gemeenten Aalten, Berkelland, Bronckhorst, Doetinchem, Lochem, Montferland, Oost-Gelre, Oude IJsselstreek, Winterswijk en Zutphen. Bij deze milieutaken worden persoonsgegevens verwerkt. Hier vindt u algemene informatie over hoe de Omgevingsdienst Achterhoek omgaat met uw persoonsgegevens en welke rechten u heeft op het gebied van privacy.

De Omgevingsdienst Achterhoek heeft daarnaast buitengewoon opsporingsambtenaren (boa’s) in dienst voor taken in het kader van toezicht en handhaving van de openbare orde en sociale veiligheid. Dit betekent dat er ook politiegegevens onder de Wet politiegegevens (Wpg) worden verwerkt. Zie hiervoor de privacyverklaring Wpg verderop op deze pagina.

Contactgegevens Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG)

De Omgevingsdienst Achterhoek heeft een FG aangesteld. De FG is een onafhankelijke adviseur en toezichthouder die binnen de organisatie o.a. controleert of de Omgevingsdienst Achterhoek zich houdt aan de privacyregels. Heeft u een vraag of een klacht over de manier waarop de Omgevingsdienst Achterhoek omgaat met uw persoonsgegevens? Neem dan contact op met de FG via privacy@odachterhoek.nl.

Verwerkingsdoelen en AVG-grondslag

Om onze milieutaken uit te kunnen voeren, verwerken we uw persoonsgegevens. Dat begint op het moment dat er een zaak binnenkomt bij de Omgevingsdienst Achterhoek die zij volgens haar milieutaken dient te behandelen. Daarbij worden persoonsgegevens verwerkt van de bij die zaak betrokken personen en bedrijven/organisaties.

Het verwerkingsdoel in dezen is dus om onze milieutaken uit te voeren. De AVG-grondslag die daaraan verbonden is, is de uitvoering van een taak van algemeen belang of uitoefening van openbaar gezag.

Wilt u specifieker weten wanneer welke gegevens van u worden verwekt en waarom dat is? Neem dan contact op met privacy@odachterhoek.nl.

Categorieën van persoonsgegevens

De volgende (categorieën van) persoonsgegevens worden door de Omgevingsdienst Achterhoek verwerkt:

Voor- en achternaam;
Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer);
Adres- en locatiegegevens;

Categorieën van ontvangers en doorgifte buiten de EER

Voor de verwerkte persoonsgegevens gelden de volgende categorieën van ontvangers:

Interne medewerkers (behandelaars van uw zaak);
Overheidsinstanties (gemeenten, provincies, waterschappen);
Verwerkers (ICT-dienstverlener van het zaaksysteem);
Derde belanghebbenden (indieners van bezwaren en verzoeken).

Persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan landen buiten de EER of aan internationale organisaties.

Bewaartermijnen

De Omgevingsdienst Achterhoek houdt de wettelijk verplichte bewaartermijnen aan voor de verwerkte persoonsgegevens:

Vergunningen en alle informatie rondom vergunningverlening blijven altijd bewaard in ons zaaksysteem in overeenstemming met de wetgeving. Informatie rondom vergunningen moet altijd beschikbaar zijn voor vergunningverleners;
Informatie rondom toezicht en handhaving, met name controleresultaten, blijft tussen de 5 en 20 jaar bewaard, afhankelijk van de controlefrequentie. Een toezichthouder heeft namelijk de informatie uit voorgaande controles nodig voor diens werkzaamheden.

Rechten van betrokkenen

Denkt u dat uw persoonsgegevens niet kloppen? Of wilt u liever niet dat bepaalde persoonsgegevens bij de Omgevingsdienst Achterhoek bewaard blijven? U hebt volgens de AVG enkele rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. U kunt:

Inzage vragen in de persoonsgegevens die wij van u vastgelegd hebben zodat u kunt controleren of die gegevens kloppen en goed in het systeem staan (recht op inzage). Ook kunt u controleren of wij uw gegevens volgens de wet verwerken;
Ons vragen de persoonsgegevens te wijzigen, te verbeteren of aan te vullen als deze onvolledig zijn (recht op rectificatie);
Ons vragen om de verwerking te beperken (recht op beperking), gegevens te wissen (recht op wissing) of u kunt bezwaar maken tegen het vastleggen van de gegevens (recht op bezwaar);
Vragen om extra informatie (recht op informatie). Heeft u naar aanleiding van deze privacyverklaring nog steeds vragen hoe de Omgevingsdienst Achterhoek in zijn algemeenheid met persoonsgegevens omgaat? Die vragen kunt u ons altijd stellen.

Wilt u uw digitale gegevens in een digitaal bestand opvragen? Dit wordt ook wel ‘dataportabiliteit’ genoemd. Dat kan alleen als de vastlegging van deze gegevens is gebeurd op grond van een overeenkomst of op basis van uw toestemming.

Wilt u gebruik maken van deze rechten? Dien dan een schriftelijk verzoek (adres: Hanzestraat 3, 7006 RH Doetinchem) of een digitaal verzoek (privacy@odachterhoek.nl) in. Geef in dit verzoek duidelijk uit identiteit weer, van welk recht u gebruik wilt maken en welke persoonsgegevens het betreft.

Als u jonger dan 16 jaar bent of onder curatele staat, dan kan alleen uw wettelijk vertegenwoordiger namens u een beroep doen op uw privacy rechten. Dit geldt ook als u voor u een bewind of mentorschap is ingesteld, is. Het moet dan wel gaan over een aangelegenheid waarvoor u onbekwaam dan wel onbevoegd wordt geacht.

Behandeling

Na het verifiëren van uw identiteit (om te zorgen dat de juiste gegevens erbij worden gepakt) nemen wij uw verzoek in behandeling. We kijken of uw verzoek voldoet aan de wet- en regelgeving, is dit het geval en hebben wij al uw gegevens, dan zullen wij uw verzoek binnen een maand afhandelen. Het kan zijn dat wij nog aanvullende vragen hebben. Heeft u een heel ingewikkeld verzoek? Dan hebben wij nog iets langer nodig om aan uw verzoek te voldoen, maar dat hoort u snel van ons.

Tijdens inzage halen we de persoonsgegevens van andere mensen weg. Denk bijvoorbeeld aan namen van onze medewerkers. Zij hebben immers net als u, recht op de bescherming van hun privacy.

Niet of gedeeltelijk voldoen aan een verzoek

Soms kunnen we uw verzoek (gedeeltelijk) weigeren. Dat kan bijvoorbeeld in onderstaande gevallen:

Als de weigering noodzakelijk is in het belang van de nationale veiligheid, de openbare veiligheid, de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten. Of om de rechten en vrijheden van anderen te beschermen;
Als er ten tijde van de aanvraag een onderzoek naar fraude of strafbare feiten loopt waar het verzoek mee te maken heeft;
Als het verzoek te maken heeft met een lopende gerechtelijke procedure. In een lopende bezwaar- of beroepsprocedure kan uw verzoek worden geweigerd. U krijgt de stukken dan namelijk al;
Als het verzoek zogenaamd ‘buitensporig’ is. Wij kunnen buitensporige of zeer frequente verzoeken die over hetzelfde onderwerp gaan weigeren of hier een vergoeding voor in rekening brengen;
Als we denken dat er sprake is van misbruik van recht. U kunt uw persoonsgegevens inzien om te kijken of ze goed zijn vastgelegd. U mag dat recht bijvoorbeeld niet gebruiken om meer informatie te krijgen in een bezwaarschriftenprocedure.

Wilt u een kopie van uw persoonsgegevens? U krijgt in ieder geval een overzicht van alle persoonsgegevens die van u worden verwerkt. Dit betekent niet dat u een kopie ontvangt van uw dossier.

Mogelijkheid intrekken toestemming

Heeft u eerder toestemming gegeven voor het vastleggen of verder verwerken van uw gegevens? Dan kunt u de toestemming ook weer intrekken. Ook hiervoor kunt u een verzoek indienen bij privacy@odachterhoek.nl. Geef duidelijk aan waarvoor u toestemming hebt gegeven en dat u deze wilt intrekken.

Klachtmogelijkheid bij Autoriteit Persoonsgegevens (AP)

Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten of vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de FG, via privacy@odachterhoek.nl.

Mocht u er desondanks toch niet uitkomen, dan heeft u op grond van de AVG het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de AP. Zie voor meer informatie de website van de AP.

Geautomatiseerde besluitvorming

De Omgevingsdienst Achterhoek maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming. Significante besluiten ten aanzien van betrokkenen worden altijd door medewerkers zelf gemaakt.

Bron van de gegevens

De Omgevingsdienst Achterhoek krijgt niet alleen informatie van uzelf, maar ook informatie over u uit andere bronnen. Wanneer en van wie is afhankelijk van uw specifieke situatie. Denk bijvoorbeeld aan een gemeente.

Wilt u specifieker weten wat de bron is waar de Omgevingsdienst Achterhoek uw persoonsgegevens vandaan heeft? Neem dan contact op met privacy@odachterhoek.nl.

Privacyverklaring Wpg

De Omgevingsdienst Achterhoek heeft buitengewoon opsporingsambtenaren (boa’s) in dienst voor taken in het kader van toezicht en handhaving van de openbare orde en de sociale veiligheid.

Een boa houdt toezicht op de openbare orde en het naleven van wettelijke bepalingen. Bij overtredingen houdt de boa toezicht en treedt de boa handhavend op. Hiertoe verwerkt een boa persoonsgegevens.

Als een boa persoonsgegevens verwerkt bij het uitvoeren van zijn toezichthoudende taak is de AVG van toepassing. Verwerkt een boa persoonsgegevens in het kader van zijn politietaak (zoals het opsporen van strafbare feiten en het handhaven van de openbare orde), dan is de Wet politiegegevens (Wpg) van toepassing. Net als de AVG stelt de Wpg eisen aan de verwerking van persoonsgegevens.

Zo kent de Wpg bijvoorbeeld specifieke bewaartermijnen voor de opslag van politiegegevens, terwijl de AVG geen concrete bewaartermijnen voorschrijft. Ook stelt de Wpg andere eisen bij het delen van politiegegevens tussen verschillende partijen, is er een verplichting tot logging en zijn er in de Wpg aanvullende beperkingen en uitzonderingen op de in de AVG geldende privacyrechten van betrokkenen. In deze privacyverklaring wordt uitleg gegeven over hoe de Omgevingsdienst Achterhoek omgaat met politiegegevens.

Waarvoor verwerkt de Omgevingsdienst Achterhoek persoonsgegevens in het kader van de Wet politiegegevens (Wpg)?

Onder de Wpg worden persoonsgegevens voor verschillende doeleinden verwerkt. Deze doeleinden staan beschreven in Wpg artikel 8, 9 en 13. Denk hierbij aan:

Het schrijven van een proces-verbaal wanneer er een strafbaar feit is gepleegd.
Het behandelen, administreren en financieel afwikkelen van aan het proces-verbaal gerelateerde betalingen, zoals het toekennen van bezwaren, het toepassen van de coulanceregeling, toepassen van verminderingen en betalingsregelingen.
Onderzoek naar en opsporen van verdachten van strafbare feiten.
Opsporing van verdachten om vervolging door het Openbaar Ministerie mogelijk te maken.

Welke persoonsgegevens worden in het kader van de Wet politiegegevens verwerkt?

Bij het aanzeggen van een proces-verbaal registreren wij contactgegevens, geboorteplaats en geboortedatum, een omschrijving van het strafbare feit met tijd en plaats hiervan, het BSN, het soort identiteitsbewijs en het nummer van het identiteitsbewijs. Wij verzamelen ook financiële gegevens bij het betalen van een proces-verbaal en/of het treffen van een betalingsregeling.

Het is mogelijk om een coulanceverzoek in te dienen voor een proces-verbaal. Wij verzamelen dan, naast de gegevens die al bij het verzoek zijn verstrekt, contactgegevens, geboorteplaats en geboortedatum, het proces-verbaalnummer en eventueel overige op het vergrijp van toepassing zijnde gegevens.

Als wij aangifte doen bij de politie verzamelen wij voor zover mogelijk contactgegevens, geboorteplaats en -datum, ‘tag’ en/of ‘sign’ bij een graffiti-incident en tijd, plaats en soort strafbaar feit.

Bij het signaleren van overtreders, het opsporen van verdachten van strafbare feiten en het verrichten van onderzoek naar gepleegde strafbare feiten, maken wij ook gebruik van camerabeelden.

Wat is de grondslag van de verwerking?

Persoonsgegevens mogen niet zomaar verwerkt worden, daar is een zogenaamde verwerkingsgrondslag voor nodig. De grondslag waarop de boa’s persoonsgegevens voor de Wpg verwerken, is het uitvoeren van een wettelijke verplichting.

De boa’s verwerken persoonsgegevens op grond van:

Wetboek van Strafvordering;
Wet politiegegevens;
Besluit buitengewoon opsporingsambtenaar;
Algemene Plaatselijke Verordening (APV).

Hoe lang bewaren we de persoonsgegevens?

In de Wpg staan wettelijk bepaalde termijnen voor hoe lang politiegegevens bewaard mogen worden. Als deze termijn is bereikt, moeten de persoonsgegevens definitief gewist worden.

Camerabeelden van stations, haltes, gebouwen en terreinen bewaren wij – als er geen incident is geweest – maximaal 28 dagen.

Camerabeelden die worden gebruikt voor de uitvoering van de politietaak (denk aan beelden waarop een incident of een gepleegd misdrijf te zien is) bewaren wij om over te dragen aan de politie bij strafrechtelijke procedures.

Met wie worden de persoonsgegevens gedeeld?

Alleen bevoegde medewerkers krijgen toegang tot de gegevens. Zij mogen alleen die gegevens inzien die zij nodig hebben voor hun werk. Het is mogelijk dat we toegang verlenen aan medewerkers van politie of gemeente. Ook zij krijgen alleen toegang tot die gegevens die zij nodig hebben voor hun werk. De handelingen van medewerkers in systemen worden gelogd. We houden zodoende bij wie welke handeling op welk tijdstip uitvoert in een bepaald bestand. Op de ontvangers van de gegevens rust een geheimhoudingsplicht.

Bij het aanzeggen van een proces-verbaal controleren wij gegevens in de Basisregistratie Personen (BRP). Dit doen wij opnieuw na het versturen van de eerste betaalherinnering vanwege bijvoorbeeld zwartrijden.

Soms is het nodig dat de Omgevingsdienst Achterhoek de geregistreerde persoonsgegevens aan derden verstrekt. Bijvoorbeeld aan het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB) of aan het Openbaar Ministerie (OM) of de politie vanwege een incident waarbij de Omgevingsdienst Achterhoek aangifte doet.

Daarnaast delen wij soms persoonsgegevens met verwerkers die in opdracht van en voor de Omgevingsdienst Achterhoek persoonsgegevens verwerken. Deze verwerkers zijn bijvoorbeeld incassobureaus, cloud- en hostingspartijen en IT-dienstverleners. Met deze verwerkers is een verwerkersovereenkomst afgesloten, waarin de wederzijdse rechten en plichten voor de verwerking zijn vastgelegd.

Wat zijn uw rechten onder de Wet politiegegevens?

Onder de Wpg wijken uw rechten af van die onder de AVG. U heeft het recht om de persoonsgegevens die de Omgevingsdienst Achterhoek onder de Wpg van u verwerkt, te bekijken. U kunt daarvoor een overzicht van de persoonsgegevens aanvragen bij de Omgevingsdienst Achterhoek door een brief te sturen naar de Omgevingsdienst Achterhoek (adres: Hanzestraat 3, 7006 RH Doetinchem) of een e-mail te sturen naar privacy@odachterhoek.nl.

Als uw persoonsgegevens onder de Wpg onjuist of onvolledig zijn, kunt u de Omgevingsdienst Achterhoek vragen uw persoonsgegevens aan te passen of aan te vullen. Daarnaast kunt u persoonsgegevens laten verwijderen of vragen om een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.

U ontvangt van ons bericht als uw verzoek om correctie, verwijdering of de beperking van de verwerking van uw gegevens in behandeling is genomen.

Ook kunt u in beroep gaan tegen het opstellen van een proces-verbaal en de opgelegde boete. Tot slot kunt u bij de Autoriteit Persoonsgegevens een klacht indienen als u van mening bent dat uw persoonsgegevens in strijd met de Wpg worden verwerkt.

We hebben het recht een verzoek af te wijzen als:

Het kennelijk een ongegrond of buitensporig verzoek is.
Het verzoek gerechtelijke onderzoeken of procedures zou belemmeren;
Dat nadelige gevolgen heeft voor het voorkomen van het begaan van strafbare feiten, voor opsporing, onderzoek, vervolging of het opleggen van straffen;
De openbare veiligheid in het geding is;
De rechten en vrijheden van derden worden geschonden;
De nationale veiligheid in het geding is;
De Omgevingsdienst Achterhoek de wettelijke plicht heeft deze persoonsgegevens te bewaren;